تلزم اللائحة التنفيذية لقانون التأمينات الاجتماعية والمعاشات، الصادرة برقم 2437 لسنة 2021، الهيئة القومية للتأمينات الاجتماعية، بإنشاء ملف تأمين اجتماعي لكل مؤمن عليه من الخاضعين لأحكام القانون. ونصت المادة 10، من اللائحة التنفيذية لقانون التأمينات الاجتماعية والمعاشات، على أن تنشئ الهيئة ملف تأمين اجتماعى لكل مؤمن عليه من الخاضعين لأحكام القانون على أن يتضمن هذا الملف البيانات والمستندات اللازمة لتحديد وحساب أى التزام قد يتحمل به المؤمن عليه وفقا لأحكام القانون، كما يمكنها مـن تقدير وحساب قيمة الحقوق التأمينية المقررة وصرفها للمؤمن عليه عند تحقق إحدى حالات الاستحقاق وفقا للقانون. ووفقا للمادة، على صاحب العمل بوحدات الجهاز الإداري للدولة والهيئات العامة والقطاع العام وقطاع الأعمال العام أن ينشئ جهازا للتأمين الاجتماعى لتنفيذ أحكام القانون ولائحته التنفيذية يعمل به عدد كاف من العاملين المؤهلين المدربين. ويجوز لرئيس الهيئة أو من يفوضه الترخيص لمنشآت القطاع الخاص بإنشاء الجهاز المشار إليه بشرط قيام صاحب العمل بإنشاء ملف إلكتروني يتضمن كل بيانات العاملين بالمنشأة، وعلى صاحب العمل أن يتخذ كل الإجراءات التي تكفل التنسيق بين جهاز التأمين الاجتماعى والأجهزة الأخرى المعنية لديه.