«مترجم»: 20 قائمة على كل رائد أعمال إعدادها - ساسة بوست

منذ 10 دقائق، 1 يناير,2017

يقول «أندرو كوهين»: إنه لكونه مؤسس شركة مبتدئة، ورائد أعمال مهووس بنمو شركته الخاصة، وجد نفسه مرارًا تجذبه عناوين المدونات، على شاكلة «الصفات الخمس الأهم لرواد الأعمال الناجحين»، ويقول «إن تلك المقالات تعمد دائمًا إلى وضع صفات، كالشغف والمثابرة والإلهام والموهبة، وعقلية تتعامل مع البيانات، ومهارات التواصل العالية، والقدرة على دفع أفراد الفريق كله نحو رؤية مشتركة طويلة المدى، باعتبارها صفات رواد الأعمال الناجحين».

إلا أن تلك المقالات تغفل مهارة غاية في الأهمية، ومع ذلك لم ير أحد يتحدث عنها: قائمة الإدارة.

تلك المهارة ربما لا تبدو جذابة، لكن من المحال أن ينجح أي رائد أعمال بدون قائمة محدثة باستمرار، تضم جميع المشروعات والمصادر التي يمكن أن تساهم في نجاح مشروعه. قد تكون تلك القائمة على هيئة قوائم «إكسل» ـ جداول بيانات «جوجل» ـ أو ملفات برنامج «إيفرنوت»، أو قوائم اتصالات، أو ملفات على «دروب بوكس»، أو لوائح «تريللو»، أو حتى قوائم مهام ورقية، أو أية وسيلة، أو شكل آخر سهل الوصول لها.

أيا كان الشكل أو أسلوب القائمة، القادة في أي مكان لابد وأن يتعرفوا على الأمور الثلاثة التالية:

–          متى يعدون قائمة جديدة؟

–          ما الذي يضاف على فترات متقطعة لكل قائمة؟

–          كيف يعلي من أهمية كل قائمة؟ وأن ينجز بحسب ما هو موجود على القوائم.

ويعرض «أندرو» عددًا من القوائم التي أعدها منذ بضع سنوات؛ عندما كان يؤسس لـ«براينسكايب»، وقام بتقسيمها إلى نوعين: الأولى قوائم الأشخاص، والثانية قوائم المهام.

1- مجموعة المستثمرين والمستشارين الموجودين ذوي المهارة

من المهم أن تعد قائمة بمهارات المستثمرين الموجودين لديك، لمساعدتك في تذكر من تلجأ إليه، طالبًا النصيحة، على سبيل المثال: إذا كان لديك أحد المستثمرين الذي عمل في مجال الإعلام من قبل، ربما تستشيره في أمر يخص العلاقات العامة. بالإضافة إلى أن تواصلك المستمر مع المستثمرين، وبشكل فردي، ليس للعمل فقط، هو سلاحك السري؛ لمضاعفة جيشك الداعم المروج لك.

خلال فترة إدارتك لشركتك، على الأرجح ستسمع عن العديد من المستثمرين الوديعين المحتملين، أو عن أصحاب رؤوس الأموال الذين قد تحتاجهم شركتهم، عليك إضافتهم إلى قائمة المستثمرين المحتملين بمجرد أن تسمع عنهم. حتى وإن لم تكن وقتها تقوم بجمع التمويل أو في مرحلة مبكرة للغاية، لدرجة أنك لا تفكر في التمويل، فإن احتفاظك بقائمة المستثمرين المحتملين؛ سيسهل عليك حياتك لاحقًا، بمجرد أن تفكر في مرحلة التمويل لمشروعك.

إذا كان لديك أي شركاء في المحتوى أو التوزيع، من المهم أن تبقى على اتصال جيد معهم، يمكنك عمل قائمة بسيطة على إكسل ـ جداول بيانات جوجل ـ تضع فيها كل شركائك ونوع الشراكة، والأشخاص الأهم، والأساسيين في شركات الشركاء، وأية ملاحظات أخرى عن العلاقة بهم ـ وتلك ربما تساعدك في تذكر متى ترسل تحديثات حصرية خاصة بالشركة، أو كروت المعايدة، أو أي نوع آخر، من التواصل، ربما يساعدك.

اسأل نفسك: هل هناك أية شركات ترغب في الشراكة معها مستقبلًا؟ هل ذكر أحد شريك محتمل مهم في اجتماع ما؟ تلك هي تحديدًا وظيفة قائمة الشركاء المحتملين. سواء أكنت تدون الأفكار لأحلامك، أو كنت تحتفظ بمحادثات خضتها بالفعل، فإن قائمة مركزية بالشركاء المحتملين يمكنها أن تحفظ أنشطة شركتك التطويرية. فقط احرص على استهداف الشخص المناسب كشريك محتمل.

لا تُشترى الشركات أبدًا بعد مناقشة واحدة، بل حقيقة أغلب الشركات المشتراة هي في الحقيقة نتاج مناقشات مستمرة بين الشركة البادئة والشركة المشترية، إعداد قائمة بالشركات المشترية المحتملة، وسعيك للتعرف على الأشخاص الأنسب في تلك المنظمات، وتدوين ملاحظات عن المناقشات التي تجريها معهم هي أنشطة مهمة لإعداد شركتك المبتدئة لمخرج نهائي مربح.

لاحظ أن العديد من شركائك الحاليين أو المحتملين ربما يكونون مشترين محتملين في المستقبل لشركتك، لذا ربما ترغب في ضم القائمتين معًا في قائمة تطوير الشركة على جدول بيانات جوجل.

لا يمكنك التنبؤ متى ستنجح شركتك في إنجاز أمر «يستحق الإعلان عنه»، لذا الاحتفاظ بقائمة محدثة بجميع معارفك من الصحافيين؛ سيساعدك في نشر الخبر عندما يحين الوقت. فقط احرص على الإبقاء على التواصل معهم؛ فيعيروا بريدك اهتمامًا.

7- الصحافيون الذين تود التعرف عليهم

ربما تكون هناك مجموعة قليلة من الصحافيين المؤثرين الذين يكتبون باستمرار عن مجال شركتك، احتفظ بقائمة بهم، ويقول الكاتب: إنه وجد أن قائمة «تويتر» كانت مفيدة له في هذا الشأن، فإذا قمت بالتعليق على منشوراتهم وقمت بإعادة تغريد تغريداتهم، أو تضيفهم للمفضلة، فهم في النهاية سيلاحظون ذلك، وربما ينخرطون معك في محادثة بشأن ما تفعله.

8- أصدقاؤك من المديرين التنفيذيين

أصدقاؤك من رواد الأعمال، ربما يكونون من أهم ممتلكاتك، يمكنهم مساعدتك في الاستشارات السرية، ويمكن أن يصبحوا شركاء محتملين في مبادرات أساسية، يمكنهم أن يحضروا إلى حفلات شركتك المبتدئة، ويمكنهم تقديمك إلى المستثمرين الذين ترغب في مقابلتهم، عندما تكون مستعدًا لتلك الخطوة. وفي تلك القائمة، يقول الكاتب: إنه يفضل قائمة اتصالات على «الجيميل».

هل قابلت مهندسًا رائعًا، ربما ترغب في توظيفه لديك مستقبلًا كمطور لأنظمة «أندرويد»؟ – بالطبع، بمجرد أن يكون لديك التمويل الكافي – أو ربما نائب مدير رائع للمستقبل في مجال المبيعات يحب شركتك، ويرغب في البقاء على تواصل معك؟

لا تقطع اتصالك معهم، ابق عليهم في قائمة منفصلة، لا تعرف متى ستحتاج لمثل تلك المواهب، أو ربما توصي بهم لشركة أحد أصدقائك.

10- قائمة من تحتاج تحديثهم باستمرار

أحيانًا تريد أن تقوم بتحديث مجموعة كبيرة من الأشخاص المرتبطين ببعضهم بشأن أمر خاص بشركتك. أن تكون لديك قائمة محدثة باستمرار تضم هؤلاء الأشخاص، والتي ربما تشمل المستثمرين، وأصدقاءك من رواد الأعمال، والصحافيين، والأصدقاء، أو حتى أفراد العائلة، سيجعل من نشر هذا التحديث أو الخبر عن شركتك عملية أسهل بكثير.

ويقول: إنه ينجز تلك الخطوة ببساطة من خلال عمل «تاج» لكل الاصدقاء في تلك القائمة على جيميل، وهو يسميها «تحديثات عامة».

النوع الثاني من القوائم التي يجب على مؤسسي الشركات إعدادها في بدء العمل، هي قوائم تنفيذ المهام، وتأتي هذه القوائم وفق عدة مواصفات:

1- قائمة مهام الرئيس التنفيذي قصيرة الأجل.

مهام لابد من تنفيذها خلال الأيام القليلة التالية، يقول الكاتب: إنه يستخدم فيها نموذج مهام Gmail المدمج، بالإضافة لتطبيق IPhone الذي يساعده في الوصول لهذه القائمة في أي مكان.

2- قائمة مشاريع الرئيس التنفيذي طويلة الأجل

مهام يجب تنفيذها في نهاية المطاف، يستخدم الكاتب منصة «تريللو» لتنسيق تلك المهام، وعادة ما يجتمع مع فريق عمله التنفيذي كل شهر لإعادة ترتيب أولويات تلك القائمة، وليتأكد من أنه يعمل على الأشياء الصحيحة.

3- قائمة مهام إنتاجية قصيرة الأجل

مهام يعمل عليها فريق إنتاجك حاليًا، وهي تساعدك في تذكر الأشياء الهامة قبل أن تعطلهم بفكرة جديدة غير مهمة، أما إذا كانت الحاجة غير ملحة لهذه الفكرة أضفها إلى قائمة الأعمال الإنتاجية الاحتياطية.

4- قائمة مهام إنتاجية احتياطية

هو نموذج تأمل في بنائه في نهاية المطاف، ويقول هنا: إنهم في شركته Brainscape عادة لا يكون لديهم خريطة طريق طويلة الأجل مفصلة؛ لأنهم يفضلون إعادة تقييم المهام الإنتاجية الاحتياطية كل عدة أسابيع، وتحديد العناصر التي يجب إضافتها لقائمة المهام قصيرة الأجل.

5- جدول أعمال المحادثات المؤجلة

النقاط الواجب مناقشتها خلال الاجتماعات الأسبوعية القادمة، سواء كانت للفريق ككل أو فردية، ويقول: إنه يفضل أن يكون لديه نقطتان أو ثلاث نقاط جاهزة للنقاش خلال النقاشات المقررة، كما يحبذ الاحتفاظ بهذه النقاط النقاشية مدونة في نوتة بمكتبه.

تعد المراسلات من أهم الإجراءات اليومية، إذ إن رواد الأعمال الأكثر نجاحًا يهتمون اهتمامًا بالغًا بأرشفة الرسائل الإلكترونية التي يتلقونها، لذلك فإن أية رسالة إلكترونية لا تزال موجودة في البريد الوارد ضرورية لقائمة المهام قصيرة الأجل.

أما الرسائل الإلكترونية التي ترتبط بمشاريع طويلة الأجل يجب أن تُنقل فورًا إلى قائمة مهام أخرى، أو أن تؤجل للرجوع إليها في وقت لاحق، وذلك باستخدام بعض الأدوات مثل Boomerang و Mailbox و Google Inbox، ويذكر هنا أن هدفه الشخصي هو إفراغ البريد الوارد من محتوياته كاملة بنهاية اليوم، إلا أنه نادرًا ما يحدث.

هي فكرة مقال تود كتابته في مدونتك أو في موقع LinkedIn ونشرها للعامة؛ إذ يجب عليك إضافة أفكار التدوينات الجيدة عندما تطرأ في ذهنك إلى هذه القائمة، وبالتالي يمكنك استخدام تلك القائمة، إما عن طريق تحديد بعض الأوقات الثابتة للكتابة أسبوعيًا، أو مجرد الاحتفاظ بها لحين يتوفر لك الوقت اللازم للكتابة.

هي قائمة لأفكار شعارات، وحملات إعلانية، وهدايا، ومسابقات، ومقاطع فيديو ترويجية، وحملات رسائل إلكترونية، وأنشطة سفراء العلامات التجارية، وأية مبادرات تسويقية أخرى قد ترغب في استكشافها في وقت ما.

يقول: إن شركته Brainscape تستخدم لهذا الغرض جدول بيانات جوجل، يشترك فيه كافة أعضاء فريق التسويق، حيث يمكنهم إضافة أفكارهم ومراجعة الأولويات في الاجتماعات الأسبوعية.

9- قائمة الكتب المراد قراءتها

سوف تساهم الروايات والكتب غير القصصية بشكل أو بآخر في تطوير أدائك كرائد أعمال؛ إذ تميل هذه القائمة للامتلاء أسرع مما تتصور، ومن أهم الأشياء أن تسجل اسم الشخص الذي رشح لك هذا الكتاب، من أجل أن تتذكر أن تشكره عندما تنتهي من قراءة الكتاب، حتى وإن تأخر ذلك لسنوات.

10- قائمة أفكار الأعمال المستقبلية