المحتوى الرئيسى

هل كل المهام عاجلة؟

07/21 09:18

من راس الدوله وحتي اصغر موظفيها، ومن دكتور الجامعه وحتي تلميذ التعليم الاساسي، ومن السيده العامله في الشركه متعدده الجنسيات وحتي ربه المنزل في اصغر قريه ريفيه، تعاني مجتمعاتنا في معظمها من مشكله حقيقيه في تصنيف المهام اليوميه حسب الاولويه بناء علي درجه الاهميه او من منظور (عاجل / غير عاجل).. وتتعقد المشكله وتكبر لتصبح نمطا حياتيا يميز الشخصيه المصريه / العربيه ومن ثم تاخذ قراراتنا سواء اكانت استراتيجيه (بعيده المدي) او تكتيكيه الطابع نفسه.. لتصبح في النهايه كل الالتزامات متساويه، كلها مهمه وعاجله!

الحديث عن ترتيب الاولويات يُهم ايضا من لا يكترثون كثيرا بمسئولياتهم ولا يرون بذل الجهد في صنع الفارق وترك البصمه، لكنه بالدرجه الاولي يلفت انتباه من انشغلت اوقاتهم علي مدي اربع وعشرين ساعه ويحسبون ان الانجاز منحصر ٌفقط في الانشغال الدائم، ايا كانت طبيعه هذا الانشغال، شيء ٌقريب من الفارق بين الـ Hard work والـ Smart work.

طبعا هناك قواعد نسير عليها حتي ونحن (عشوائيون).. نحن نختار بين المهام مثلا علي اساس: هذا نحبه اكثر / هذا اخف علي قلوبنا، او هذا اتي علي طريقنا / هذا يثور حوله الانتباه والاهتمام الان.. يقع حادث القطار فتصبح الاولويه الحكوميه ــ نظريا ــ البحث عن حل لمشكله «المزلقانات»، اول (تليفون) في الصباح له الاولويه، وهكذا.

في العام 1994 اصدر Stephen R Covey كتابه الشهير (الاهم اولا First Things First) ليقدم اسهاما كبيرا علي طريق تطور التفكير في ترتيب الاولويات والمهمات.. لا يُنسب الفضل لـ Covey وحده بالطبع، لكن محاولته تبقي هي الاشهر.. مصفوفه ترتيب الاولويات او Urgent & Important / Priority matrix.

المصفوفه ببساطه تعطيك اربع مجموعات من الانشطه ما عليك ايا كانت طبيعه مسئوليتك الا ان تصنف كل مهامك داخل واحده منها:

1 ــ المجموعه الاولي: اشياء عاجله ومهمه:

تشمل الازمات والمهام الطارئه التي لا يمكن تاجيلها، ومعظم هذه الاشياء اما ان تكون اشياء مهمه تم تجاهلها في الماضي او ان تكون اشياء طارئه ظهرت فجاه واخذت الاولويه في ضروره التعامل معها .

النصيحه التي يقدمها Covey للتعامل مع هذه الازمات هو تحديد تلك التي كان يمكن التنبؤ بها والتخطيط لها بشكل افضل في المره القادمه وبدء العمل عليها دون مماطله، ومحاوله التعامل مع هذه الازمات بسرعه وتفويض ما يمكن تفويضه منها للاخرين.

2ــ المجموعه الثانيه: اشياء غير عاجله لكنها مهمه:

وهو المربع الاهم في مصفوفه Covey لاداره الوقت، ويشمل كل الانشطه المهمه غير العاجله: مثل التخطيط ووضع الاهداف والتعلم واكتساب المهارات وغيرها من الانشطه التي يميل الاشخاص للتضحيه بها للتفرغ للمهام والاشياء العاجله سواء كانت مهمه او غير مهمه.

وينصح Covey بامضاء اكبر وقت ممكن في هذه المجموعه من الانشطه، لان التركيز عليها سيمنع الكوارث والازمات من الحدوث. ولان هذا المربع يحتاج لاكثر وقت يمكن ان يخصصه له الشخص، فينصح كوفي بالتقليل من الوقت الذي يمضيه الشخص في المربعين رقم 3 و4، وامضاء ذلك الوقت في انشطه هذا المربع.

3 ــ المجموعه الثالثه: اشياء عاجله لكنها غير مهمه :

ورغم ان هذه الاشياء قد تخدع الشخص بسبب استعجالها وتاخذ من وقته الا ان القيام بها لا يعود بنفس كثير علي الشخص والامتناع عنها او تجاهلها لايضره. وينصح Covey بان يقوم الشخص يتقليل الوقت الذي تاخذه منه الاشياء المذكوره في هذا المربع واستغلاله في النشاطات المهمه المذكوره في المربع 2.

أهم أخبار مقالات

Comments

عاجل