لجان برو .. اجتماعات بلا ورق

في الاجتماعات التقليدية هناك العديد من العقبات التي قد تواجهك، كالأوراق الكثيرة والوجوه الغريبة عليك على طاولة الاجتماعات. وإذا كان الاجتماع بعيداً عن مقر عملك الأساسي ستضطر إلى السفر بالكثير من الأوراق. وأثناء التحضير للاجتماع قد تصادف مشكلة عدم توفر الإنترنت. كما أنه عليك إحضار الكثير من الأوراق الصفراء لتسجيل ملاحظاتك، وفي نهاية كل إجتماع تقع في معاناة توقيع المحاضر، والكثير من المشاكل والعقبات التي تصادف المسئولين عن الإعداد للاجتماعات، وكذلك أعضاء المجالس واللجان… ونحن وجدنا الحل في تطبيق ”لجان برو” لإدارة أعمال المجالس واللجان.

لجان برو هو نظام إليكتروني تم تصميمه ليقدم لسكرتارية وأعضاء المجالس واللجان العديد من الأدوات والخيارات التي تجعلهم يستغنون عن حمل أي ملفات أو أوراق في اجتماعاتهم وذلك من خلال توفير بنية حاسوبية تساعد على إدارة الاجتماعات والمجالس بطريقة إليكترونية تسهل العمل وتحسن من مستوى الأداء.

ويعتمد النظام على تقسيم العمل إلى جزئين رئيسين:

السكرتارية: الموظف الذي يقوم بمهام سكرتارية المجالس واللجان لتسيجل البيانات ومتابعة جدول الأعمال، وتم تصميم نسخة الويب الخاصة بالتطبيق لمساعدته في إدارة أعمال المجالس واللجان المسئول عنها.

العضو: عضو المجلس أو اللجنة وهو الشخص الذي من المفترض أن يكون حاضراً للاجتماع. وتم تصميم نسخة خاصة له من التطبيق على جهازه اللوحي أو هاتفه المحمول تساعده في تنظيم ملفاته وجداول أعمال الاجتماع بشكل مبسط وأنيق مع مجموعة من الأدوات التي تزيد من فاعلية حضوره لكل اجتماع.

تم تصميم تطبيق الويب بحيث يوفر للسكرتارية مجموعة من الأدوات التي تجعل من الإعداد للجلسات عملية أسهل من أي وقت مضى، مع إمكانية إضافة عدد لا محدود من المجالس واللجان بمستويات مختلفة من الصلاحيات يمكن معها تخصيص صلاحية حتى على مستوى موضوع داخل جدول أعمال جلسة:

يتميز لجان برو بأنه يهتم بتنظيم الاجتماع خطوة بخطوة، فبداية من المراحل التي تسبق انعقاد الاجتماع ثم التحضير والإعداد، يوفر لجان برو إمكانية توزيع الأدوار على الأعضاء ومنح كل منهم صلاحية محددة وترتيبهم وفق البروتوكول المعتمد في الجهة، وكذلك تحديد رئيس الجلسة. ثم إضافة جدول أعمال الجلسة وتسجيل البيانات الخاصة بها ورفع المرفقات.

ويستطيع كل عضو تأكيد حضوره أو الاعتذار عن حضور الجلسات. كما يوفر لجان برو العديد من الأدوات مثل محرر إلكتروني للمحاضر والذي يقوم بتجهيز محضر الجلسة آلياً، بشكل يجعل كتابة أسماء الحضور موضوعات الجلسة و التوقيعات تتم بضغطة زر، كما يقوم بتحويل المحضر إلى ملف PDF مع إمكانية إنشاء عدد لا نهائي من القوالب لهذه المحاضر و تخصيص القالب لشخص معين أو مجموعة معينة. ويوفر لجان برو إمكانية النقاش بين الأعضاء قبل الجلسة وإرسال التعليقات والملاحظات لعضو معين أو كل الأعضاء بناء على رغبة صاحب التعليق.

يتم تحويل الأوراق الصفراء “الملاحظات” الخاصة بملف معين إلى PDF بحيث يسهل مشاركته أو طباعته. كما يتوفر خيار عزل الملاحظات المكتوبة بخط اليد بحيث يمكن لأي عضو إرسال الملف الأصلي دون أن تكون ملاحظاته اليدوية مسجلة عليه -وفقاً لرغبته-. كما يستطيع الأعضاء تصوير أي مستند بواسطة الجهاز اللوحي أو الهاتف المحمول، وإرفاقه إلى ملفات العضو على الجهاز.

بالطبع جميع المزايا التي كانت متاحة قبل الجلسة تظل متاحة أثناء إنعقادها ويضاف إليها الكثير من المزايا مثل إمكانية إدارة المداخلات من خلال رئيس الجلسة وكذلك إدارة عملية التصويت ومشاهدة نتائجها. ويمكن أيضاً تسجيل المداخلات صوتياً أو منعهاً طبقاً لرئيس الجلسة ويمكن في النهاية مشاركة الملاحظات الصوتية من خلال البريد الإلكتروني وكذلك أرشفتها ضمن إرشيف الجلسات. ولكي لا يشعر حاضروا الجلسة بالغربة فإن أي منهم يستطيع استعراض بطاقة أي عضو آخر ويتطلع على الخلفية الإدارية والفنية والمناصب التي يتولونها.