دراسة جديدة لــ "بين آند كومباني" تظهر كيف يكلف الوقت الضائع الشركات الملايين كل عام

يقضي كبار المسؤولين التنفيذيين كل عام الاف الساعات من الوقت في عمليات الرد علي البريد الإلكتروني والجلوس في اجتماعات غير مثمره وتتضاعف خسائرهم نتيجه لذلك، ويعزي ذلك بكل بساطه الي عدم متابعه الشركات ومراقبتها لوقت الموظفين بدقه واعتباره كاي مصدر اخر كرأس المال مثلاً. وقامت شركه "بين اند كومباني" بدراسه وحساب الخسائر في الوقت والمال ووضعت قائمه بافضل الممارسات التي يمكن اتباعها من اجل مواجهه الاخطاء الثمانيه القاتله في مجال اداره الوقت.

ووجدت دراسه عالميه اعدّتها "بين اند كومباني" ان 15% من الوقت الكلي لاي مؤسسه يتم امضائه في الاجتماعات، وهو رقم شهد زياده مطرده منذ العام 2008. ومن شان اجتماع اسبوعي للاداره العليا في الشركه ان يستهلك مباشره 7 الاف ساعه مباشره سنوياً بالنسبه للحضور- لكنه في الوقت عينه يستهلك 300 الف ساعه علي مستوي الشركه بين المرؤسين خلال عمليه الاعداد والاجتماعات ذات الصله بهذا الاجتماع.

ومع ذلك، فان معظم الشركات لا تملك القدره علي تحديد كيفيه قضاء مسؤوليها التنفيذيين وموظفيها الاخرين لوقتهم لانها لا تقوم بتتبع وقياس ذلك.

وتعاونت شركه "بين اند كومباني" مع "فولوميتريكس"، وهي احدي شركات التحليل المؤسسي، من اجل دراسه ميزانيات الوقت لـ 17 شركه كبري. ومن بين النتائج التي تم التوصل اليها ما يلي:

- يتلقي المسؤولين التنفيذيين 30 الف اتصال خارجي في المتوسط سنوياً، صعوداً من الف اتصال في السبعينات. ووفقاً للمعدل الحالي، فان المسؤولون التنفيذيون سيقضون قريباً وقتاً اكثر من يوم واحد اسبوعياً في إدارة الاتصالات الالكترونيه.

- يكرس كبار المسؤولين التنفيذيين في المتوسط اكثر من يومين اسبوعياً للاجتماعات مع ثلاثه او اكثر من زملاء العمل. والاجتماع الذي يبدا متاخراً بمقدار خمس دقائق فقط، يكلف الشركه 8% من وقت ذلك الاجتماع- وهي خساره غير منطقيه ضمن اي فئه للموارد الاخري.

- غالباً ما يقرر عقد الاجتماعات "لمجرد" الاجتماع، وهناك ارتفاع في معدلات الاجتماعات ذات الطبيعه غير الوظيفيه. وفي احدي الشركات، قام واحد من اصل خمسه مشاركين في الاجتماع بارسال ما متوسطه 3 او يزيد من رسائل البريد الالكتروني عن كل 30 دقيقه من وقت الاجتماع. وكمثال لشركه تضم 10 الاف موظف، فان 60 مليون دولار- 20% من التكلفه الاجماليه للاجتماعات- تم اهدارها في نشاط غير منتج.

ومن خلال عمل "بين اند كومباني" مع الشركات الكبيره، وجدت الشركه ان المشكله هي ثقافيه بقدر ما هي منهجيه، حيث تتطور اعمال المؤسسات الي اليات معقده تحتاج الي قدر اكبر من "الصيانه والاداره" لتعمل بسلاسه، وبذلك تنشا ثقافه الشركه لدعم هذا الجهد، منحيه بذلك الموارد بعيداً عن المهام الموجهه لخدمه العملاء.

وقال مايكل مانكينز، مدير قسم الاستشارات المؤسسيه في شركه "بين اند كومباني" في الامريكيتين والذي قاد الاستطلاع والدارسه: "تركز معظم النصائح في مجال اداره الوقت علي الاجراءات الفرديه- كن انتقائياً فيما يتعلق بالاجتماعات، بريدك الالكتروني...الخ. الا ان النصيحه التاليه تعمل احياناً ضد ثقافه الشركه: قم بتجاهل رسائل البريد الالكتروني ودعوات الاجتماعات وبذلك فانك تخاطر بتنفير زملائك او مديرك منك. وتقوم الشركات المبدعه بتعزيز الثقافه المتعلقه بالوقت، حيث يتم التعامل معه كرصيد نادر ويتم استثماره بحكمه كرأس مال".

من جانبه، قال د. يسار جرار، الشريك في "بين اند كومباني" الشرق الاوسط: "يبقي الواقع المؤسسي في الشرق الاوسط نابضاً بالحياه والنمو السريع. وبرغم ذلك، لا تزال الشركات تمني بخساره الكثير من الاموال جراء الوقت المهدور. ويعزو كثيرون هذا الوقت المهدور الي عوامل عده مثل الازدحام في حركه المرور والتاخير في المواعيد والاجتماعات الطويله غير المنتجه ومناقشه اجنده العمل غير الاساسيه. ومع اخذ كل ذلك بعين الاعتبار، نحن علي ثقه من ان العديد من الشركات في منطقه الشرق الاوسط ستستفيد كثيراً من دراستنا الاخيره حول اداره الوقت. ويمكن لهذه الشركات بكل تاكيد ان تتلافي مخاطر خساره مزيد من المال، وفي الوقت نفسه تعزيز انتاجيتها وكفاءه عملياتها من خلال استفادتها من استراتيجيه الميزانيه الصفريه للوقت، التي نوصي بها، وتطبيقها علي النحو الامثل".

وسلطت دراسه "بين اند كومباني" الضوء علي ثمانيه اخطاء قاتله في اداره الوقت مع وضع الحلول المناسبه لها:

- جداول الاعمال غير المنظمه: يمكن حل هذه المشكله من خلال جعل هذه الجداول واضحه وانتقائيه بحيث يعرف الجميع كيفيه استغلال الوقت الإضافي وما هي المهام التي يمكن ان تهمل مع الجزاء لذلك.

- منهجيه "الوقت الحر" في تحديد المواعيد: يمكن حل هذه المشكله من خلال وضع ميزانيه صفريه للوقت واداره الوقت المؤسسي بدقه كما لو انه رصيد كراس المال.

- عقليه "دعونا نبدا مشروعاً": المطلوب هنا وضع دراسة جدوى لاي مشروع جديد.

- توسيع نطاق الاداره المتوسطه: يمكن تلافي ذلك من خلال تبسيط العمل المؤسسي، حيث ان المزيد من المدراء والموظفين يضيع الوقت ويخلق المزيد من العمل للاخرين.

- "اي شخص يمكنه وضع جدول اعمال": قم بانشاء تسلسل للسلطه ممن يمكن ان يدعو الي ويحدد موعد الاجتماعات.

- صنع القرار او غموض القرار: قم بإدارة عملية صنع القرار من خلال توحيد هذه العمليه.

- وقت الاجتماع هو وقت حر: يمكن ضبط ذلك من خلال اقرار اجنده للاجتماعات والاعداد المسبق لها وبدء الاجتماعات في الوقت المحدد، وانهائها مبكراً عندماً يكون ذلك ممكناً.